Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación. Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del Estado, del desorden administrativo y de los cambios constantes de la administración; estos últimos se reflejan en liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institución concentre en sus depósitos documentación producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones.
De acuerdo con los criterios establecidos por el Archivo General de la Nación (AGN), el fondo acumulado esta conformado por la documentación generada por una entidad desde su inicio hasta su última reestructuración, considerando las entidades que la precedieron o se fusionaron a la actual. Del mismo modo, mediante el Acuerdo 039 de 2002, el AGN denomina técnicamente el fondo acumulado como el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, la cual será sometida a un proceso de organización y su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).
En el proceso de organización del fondo acumulado es muy importante respetar el origen o procedencia y el orden natural u original de los documentos que componen dicho fondo. Esta tarea permite conocer la información que produjo la entidad en cada etapa de su vida institucional.
• Primera etapa: Análisis situacional del fondo documental acumulado En esta etapa inicial del proceso se levantará el diagnóstico del FDA para determinar el estado actual de la organización de la documentación, sus características físicas de conservación y el volumen documental.
• Segunda etapa: Compilación de la información institucional Para alcanzar esta etapa se recurrirá:
- Identificación y análisis de los actos administrativos sobre la creación y evolución orgánico –funcional de la Entidad.
- Análisis de la evolución del organigrama institucional.
- Identificación de manuales de funciones y procedimientos.
- Identificación de la reglamentación interna de la entidad, referente a la
Gestión documental y a la administración de archivos institucionales.
- Conocer la reglamentación específica que aplica al cumplimiento de las
Funciones específica de la Entidad, tanto retrospectivamente como actual o
Vigente.
- Identificación y análisis de los libros de registro y control de documentos.
- Conocimiento de las investigaciones e informes de la subdirección científica
• Tercera etapa: Inventario Documental Se debe levantar un inventario en su estado natural del fondo documental
Acumulado. El inventario debe recoger información sobre asuntos, dependencias, Autores, fechas de producción de los documentos, tipos de unidades de conservación, soportes de almacenamiento, volúmenes de documentos entre otros.
Realizar el inventario de los libros, material audiovisual, material fílmico, fotografías, planos y publicaciones periódicas que se encuentran en el archivo del
• Cuarta etapa: Valoración Documental
Considerando que el proceso de Valoración Documental es uno de los más Representativos dentro de la organización archivística, se adelantará la evaluación de la información documental a partir del análisis de los valores primarios y secundarios de los documentos, basándose para ello en los criterios de valoración. Se hará la propuesta de lo que se debe conservar, estableciendo cuanto es de conservación permanente y cuanto se debe eliminar.
• Quinta etapa: Preparación Física de la Documentación
Una vez valorada la documentación y aprobada por el respectivo Comité de
Archivo de la entidad, se procederá a la preparación física de la documentación, previendo el cumplimiento de los siguientes procesos:
Procedimientos
Eliminación del polvo y suciedad superficial mediante la utilización de técnicas manuales teniendo el cuidado necesario para no deteriorar los soportes documentales y mantener la integridad de la información. Retirar los elementos metálicos y adhesivos presentes, tales como: ganchos, clips, cintas entre otros, teniendo el cuidado necesario de no rasgar la documentación o levantar la información contenida en dichos soportes.
Separar los materiales o elementos que no constituyen documentos de archivo
Tales como: plegables, recortes de prensa, revistas, invitaciones entre otros.
Identificar el material que se encuentre afectado por factores de deterioro
Ambiental, bióticos y antropogénicos, con el propósito de aislarlos del acervo
Documental y someterlos al tratamiento respectivo señalado para tales efectos por el Laboratorio de Restauración del Archivo General de la Nación.
• Sexta etapa. Clasificación Física de la Documentación
Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental, someterlo a consideración del
Comité de Archivo de la entidad y una vez aprobado se aplicará en la organización del fondo documental acumulado.
Como parte constitutiva de este proceso archivístico se tendrá especial cuidado y respeto por las piezas documentales conformadas como producto del trámite
Normal dentro de cada una de las unidades documentales (carpetas, expedientes), respondiendo de esta manera al principio de orden natural que se utiliza en la practica archivística universal.
• Séptima etapa: Selección y Eliminación Documental
Una vez elaborada y aprobada la tabla de valoración, se realizará la selección
Documental de aquellas unidades de conservación que hayan perdido sus valores primarios y que no desarrollen valores secundarios, registrando cada una de ellas en un formato de inventario para eliminación, el cual con tendrá como mínimo la siguiente información:
- Denominación de la unidad de conservación
- Fechas extremas
- Número de folios
- Observaciones o notas
- Firma del responsable de la selección documental
- Visto bueno del funcionario responsable de la entidad.
Culminado el proceso descrito anteriormente se llevará a cabo la eliminación física de la documentación, para ello se seguirán los procedimientos y técnicas
Establecidas por el Archivo General de la Nación.
• Octava etapa: Ordenación Documental
Definido y seleccionado el volumen documental objeto de conservación y transferencia al archivo central se abordará la ordenación de las diferentes series y/o agrupaciones documentales, teniendo en cuenta un sistema de ordenación preestablecido que responda a las necesidades de recuperación y consulta.
• Novena etapa: Realmacenamiento de las Unidades de Conservación Con el propósito de normalizar e identificar archivísticamente las unidades de Conservación del fondo documental de la entidad se procederá al realmacenamiento en cajas de referencia X-200, las cuales serán identificadas así:
- Nombre de la dependencia productora
- Serie y/o agrupación documental
- Nombre de la unidad documental o descripción genérica del contenido
- Número de caja
- Fechas extremas,
- Numero de folios
- observaciones.
• Décima etapa: Descripción Documental
Como instrumento complementario de descripción archivística se elaborará,
Diseñará e implementará una base de datos, guardando las especificaciones
Técnicas requeridas, de acuerdo con la plataforma tecnológica, que debe contener como mínimo los siguientes campos:
- Fecha
- Oficina productora
- Dependencia
- Número de caja
- Código de la serie y/o agrupación documental de acuerdo con lo establecido en la Tabla Valoración Documental. Breve descripción del contenido de la unidad documental.
- Fechas extremas de la unidad documental.
- Identificación, como fondo, sección, subsección. Serie y/o grupo documental.
FONDOS DOCUMENTALES
Clasificación de la documentación
Fondo documental: la totalidad de documentos procedente de una institución, o de una persona física o jurídica. En ocasiones puede ser de más de una. Por ejemplo: el Archivo de Indias se nutre tanto de la documentación generada por el Consejo de Indias (órgano de gobierno de los territorios americanos) como por la Casa de Contratación (órgano que monopolizaba el comercio con América hasta el siglo XVIII), y otros órganos.
Sección documental: conjunto de documentos que proceden de un órgano determinado, o que respondían a una función específica: así, tendremos las secciones del Ministerio del Interior, o la documentación sobre Protección Civil.
Estas secciones, a la vez pueden subclasificarse en subsecciones. Series documentales: conjuntos de documentos relacionados con una misma actividad. Por ejemplo, los expedientes por licencia de obras de un Ayuntamiento, etc. Estas series, finalmente, se componen de los documentos singulares o unidades archivísticas, que son los elementos básicos de los Archivos.
Organización de fondos
La principal tarea de los archivos, además de las relacionadas con la conservación, es la clasificación y ordenación de los documentos.
La clasificación implica tener un criterio previo para definir las secciones, subsecciones y series documentales de que va a constar el fondo documental. Este criterio puede venir dado por la naturaleza del archivo (los órganos y funciones de la institución de la que proceden) o habría que crearla en otro caso. Por ejemplo: la información del Archivo Histórico Nacional se clasificará por Ministerios, Secretarías Generales, Direcciones Generales, etc., o siguiendo un criterio funcional, por áreas como Sanidad, Defensa, Educación, etc. La ordenación implica guardar las unidades archivísticas siguiendo un criterio que facilite su búsqueda. Los más habituales son:
• Ordenación cronológica.
• Ordenación alfabética.
• Ordenación numérica.
Descripción de fondos
A fin de facilitar el trabajo a los usuarios, y de evitar el deterioro de la documentación a causa de búsquedas innecesarias, existen unos instrumentos que permiten consultar el contenido de los archivos sin necesidad de acceder directamente a los documentos singulares:
Guías: describen el contenido de los fondos y secciones de los archivos.
Inventarios: es una descripción de las series documentales.
Catálogo: describen el contenido de forma resumida de los documentos singulares.
RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN
El acceso a la documentación puede hacerse de dos formas posibles.
• Consulta directa: si el estado del documento lo permite.
• Emisión de copias y certificaciones: la copia no es más que la reproducción del contenido de un documento. La certificación incluye además la garantía de autenticidad por parte del conservador del documento, lo que se consigue a cambio de una tarifa mayor que la copia.
No hay comentarios:
Publicar un comentario